Cara Menjadi Sekretaris ~ Anda yang memiliki background pendidikan manajemen & administrasi pastinya sudah tak asing lagi bukan dengan profesi satu ini? Ya, profesi tersebut adalah menjadi seorang sekretaris.
Sekretaris adalah pekerjaan dalam bidang administrasi yang memegang peranan penting dalam sebuah bisnis dan lingkungan organisasi lainnya. Seorang sekretaris pribadi biasanya bekerja dengan membantu atasannya untuk menjalankan beberapa kegiatan administratif.
Contoh mengatur jadwal meeting, pertemuan dengan klien, mengatur jadwal kerja atasan, dan melakukan berbagai kegiatan administratif lainnya. Di Indonesia sendiri, seorang sekretaris biasanya juga memiliki jobdesk yang tak terlalu berbeda dengan seorang PA (personal assistant). Sekretaris terkadang juga membantu beberapa hal personal dari bosnya yang berhubungan dengan pekerjaan.
Biasanya seorang sekretaris memiliki penampilan yang menarik dan rapi karena ia juga membawa citra perusahaan atau atasan yang dilayaninya.
Cara Menjadi Sekretaris
- Pastikan dulu Anda telah lulus S1 Ilmu Administrasi Perkantoran atau jurusan dalam bidang manajemen lainnya. Hal ini sangat penting, mengingat banyak perusahaan yang mensyaratkan Ijazah minimal S1 untuk menjadi seorang sekretaris di perusahaannya.
- Cara menjadi sekretaris kedua adalah dengan melamar kerja di posisi tersebut. Anda bisa memantau berbagai informasi lowongan kerja terbaru sebagai seorang sekretaris melalui berbagai portal loker online terpercaya.
- Susun Surat Lamaran Kerja, Daftar Riwayat Hidup, dan berkas-berkas penting lainnya lalu kirimkan lamaran Anda.
- Ikuti proses seleksi yang diberikan dengan baik. Jika berhasil, maka selamat! Anda telah menjadi seorang sekretaris.
Biasanya, seorang sekretaris di suatu perusahaan akan bertugas untuk membantu pekerjaan atasannya. Jadi, akan tercipta suasana dan kerjasama yang baik. Anda juga harus memahami karakteristik atasan dan perusahaan tempat Anda bekerja.
Kompetensi Sekretaris
Untuk menjadi seorang sekretaris setidaknya Anda harus :
- Memiliki attitude dan personality yang baik. Anda juga harus paham bagaimana cara bersikap yang benar di suatu kondisi tertentu.
- Punya Human Relations Skill dan kemampuan beradaptasi dengan baik.
- Memiliki kemampuan administrasi yang baik. Bisa mengelola arsip dokumen dengan baik, cekatan, familiar dengan komputer dan teknologi-teknologi canggih dalam dunia perkantoran.
- Memiliki time management yang baik.
- Up to date, dapat menyampaikan informasi dengan tepat dan akurat meskipun hanya diberikan waktu yang singkat.
- Bisa berbahasa Indonesia yang baik dan benar, komunikatif.
- Biasa berbahasa asing (minimal Bahasa Inggris).
- Memiliki skill negosiasi yang baik.
- Mampu berpikir analitis, cepat tanggap, bisa menjaga rahasia, problem solving, proaktif, berinisiatif, perhatian terhadap detail, memiliki manajemen emosi yang baik, fleksibel.
- Dapat bekerja dibawah tekanan deadline.
- Dapat bekerja dalam tim ataupun individu.
Pilihan Karir
Secara umum, ada 2 pilihan karir yang bisa diambil untuk menjadi seorang sekretaris. Pertama, adalah menjadi sekretaris instansi dan kedua adalah menjadi sekretaris pribadi.
Seorang sekretaris instansi (organisasi) adalah sekretaris yang menjalankan tugas sebagai Office Manager secara formal. Ruang lingkupnya sendiri meliputi aspek kegiatan dalam kantor tersebut. Disebut juga sebagai Executive Secretary dan biasanya memiliki bawahan. Contohnya, Sekretaris Inspektorat Jenderal, Sekretaris Jenderal, Sekretaris Dewan, Sekretaris Wilayah, Sekretaris Yayasan, Sekretaris dalam perusahaan (business secretary). Memerlukan keahlian dan kualifikasi khusus.
Sekretaris pribadi sendiri adalah seorang sekretaris yang bekerja sebagai asisten pimpinan sekaligus sebagai perantara pimpinan. Ia tidak memiliki anak buah dan tugas utamanya adalah membantu pimpinan atau atasannya untuk mengurus beberapa pekerjaan. Contohnya adalah Sekretaris Direktur, Sekretaris Manajer, atau Sekretaris Rektor. Bedanya dengan sekretaris instansi, sekretaris pribadi ini hanya bertanggung jawab pada 1 orang saja yakni pimpinan yang ia layani. Cara menjadi sekretaris yang kita bahas diatas merupakan cara menjadi sekretaris pribadi ya. Semoga bermanfaat